Ведення особових справ, карток та книг обліку особового складу

На кожного керівника і спеціаліста, а також на осіб, з якими укладаються угоди на матеріальну відповідальність, відділ кадрів формує особову справу.

Особова справа формується з таких документів:

1. перелік документів, що знаходяться в особовій справі;

2. анкета з фотографією;

3. автобіографія;

4. копія документа про освіту;

5. копія документа про присвоєння вченого ступеня, звання;

6. заява про прийняття на роботу з візами і направленнями;

7. копія наказу про прийняття або наказ (форма т-1);

8. документи про проходження стажування (молодими спеціалістами);

9. документи про проходження атестації;

10. накази (форма Т-5) або копії наказів про переведення на іншу роботу;

11. копії біографічних довідок з підписами;

12. копії характеристик з підписами;

13. наказ (форма Т-8) або копії наказу про припинення трудового договору.

Документи перелічені в п. 8-13, формуються в особову справу в хронологічному порядку згідно з датами їх складання.

В особову справу не включаються:

а) медичні довідки про стан здоров’я;

б) довідки з місця проживання;

в) копії наказів про дисциплінарні стягнення, заохочення, витяги з наказів про зміну прізвища;

г) записки про відпустки і пояснювальні записки.

Всі документи, що формують справу підшиваються в папки. Особові справи систематизуються за алфавітним порядком чи по структурних підрозділах.

Окремо зберігаються особові справи матеріально відповідальних осіб, кожній особовій справі надається порядковий номер згідно з записом у “журналі реєстрації особових справ працівників підприємства”. В цьому журналі вказується:

- номер особової справи;

- прізвище, ім’я, по батькові (повністю);

- табельний номер;

- структурний підрозділ;

- посада.

Особові справи видаються для службового користування тільки особам. яких визначає керівник. При цьому особові справи повинні зберігатися з документами “Для службового користування”. Не дозволяється затримувати справу на руках більше 3-х днів і виносити з приміщення відділу кадрів.



При користуванні особовою справою забороняється вносити в


неї виправлення, зміни, доповнення, виймати документи чи додавати нові.

При вилученні документів з особової справи за розпорядженням керівника працівник відділу кадрів зобов’язаний зробити запис в “Описі” документів, що знаходиться в особовій справі, вказати, коли і за чиєю вказівкою це було зроблено.

Періодично, один раз на три роки, відділом кадрів уточнюється та заносяться в особову справу зміни анкетно-біографічних даних працівника.

Після звільнення працівника особова справа зберігається у відділі кадрів підприємства 1 рік, не враховуючи поточного року. особова справа після закінчення установленого терміну здається до архіву. Забороняється передавати та пересилати особові справи на інше підприємство.


1149298968022526.html
1149392596966313.html
    PR.RU™