Поняття про документ, його властивості та функції. Вимоги до документів

ВСТУП

Поняття про документ, його властивості та функції. Вимоги до документів.

ВСТУП

ПЛАН

ЛЬВІВ – 2013

Хатнюк Ю.А.

ЮРИДИЧНЕ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО

ЛЕКЦІЯ З КУРСУ

Кафедра адміністративного права

та адміністративного процесу

ТЕМА №2

«Сучасний діловий документ як носій інформації.

Класифікація документів»

Склав:

доцент кафедри

адміністративного права та

адміністративного процесу

ст. лейтенант міліції

Лекція обговорена і схвалена на засіданні кафедри

Протокол № 2 від 27.08.2013 р.


2. Значення документа. Мова і стиль текстів ділових документів.

3. Класифікація документів.

ВИСНОВКИ

ЛІТЕРАТУРА


Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і діло­вої діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутріш­ньої організації будь-якої установи, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової робо­ти. Відповідно до реалій життя документ набув відповідних рис, що характеризу­ють його з усіх боків, має певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й при використанні його за призначенням.

Усім відомо, що вміння говорити красиво відіграє важливу роль у процесі спілкування, і залежно від того у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента здійснює вплив і документ. Залежно від визна­ченості, дотримання вимог, вміння відправника будувати розмову, його грамот­ності, знанні документа та вимог до нього залежить подальша доля цих відносин.

Отже, сучасний діловий документ — це важливий елемент сучасного життя, що забезпечує обмін інформацією необхідного і визначеного характеру, впли­ває на відносини у суспільстві.



Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням документознавства.

Саме слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Документ — основний вид писемної ділової мови, який широко використовуєть­ся в повсякденній діяльності як джерело та носій інформації. Якщо інформація в ньому зафіксована, то це забезпечує її зберігання і накопичення, можливість пере­дачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації з часом.

У статті 1 Закону України «Про інформацію» (1992 р.) зазначено, що документ — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Документ — (від лат.— повчальний приклад, взірець; свідчен­ня, доказ) — матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи інших носіях. Характерною особливістю до­кумента є те, що він матеріалізується лише у писемній формі мовлення.

Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали істотних змін. Слово «dосеге» у мові давніх римлян вживалося у значенні «повідомляти».

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю російського царя Петра І в кінці XVII — на початку XVIII ст., який надавав перевагу всьому запози­ченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували будь-чиї права, законність володіння будь-чим, мали юридичну силу. У наш час документ — це узагальнена назва для всіх юридично значущих джерел інформації.

У сучасній українській літературній мові слово «документ» має декілька значень:

1) матеріальний об'єкт, у якому міститься будь-яка інформація, призначе­ний для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо);

2) діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві — складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);

3) офіційне посвідчення особи (паспорт, службове посвідчення);

4) історично достовірні письмові джерела (грамота, акт, малюнок).

Виходячи від суворого академічного визначення, автори Універсального довідника-практикума з ділових паперів тлумачать:

документ — це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ виступає обов'язковим елементом внутріш­ньої організації будь-якої установи, організації, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є основою для прийняття управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для обробки, а також матеріалом для довідко­во-пошукової роботи.

Довластивостей документа належать:

1) атрибутивність,тобто наявність невід'ємних складових, без чого документ існувати не може - його матеріальної складової та інформаційної складової. Якщо нема матеріальної складової, юридич­ний документ перетворюється на усну бесіду, наприклад, якщо зміст і результати допиту не зафіксовані на папері згідно з відповідними ви­могами. Якщо нема інформаційної складової, то аркуш паперу чи, на­приклад,дискета (будь-який носій) перетворюються на звичайну річ;

2) функціональністьдокумента, тобто його призначення для передачі інформації у просторі та часі;

3) структурністьдокумента, тобто тісний взаємозв'язок його елементів, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внут­рішніх змінах. Це означає, що кожний документ має певну структуру, послідовне розташування його елементів, зокрема, текстових (заголо­вок, вступ, основна частина і т.д.).

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднання, розташування; творчість як така — відсутня. Укладач змушений користуватися встановленими правилами, тобто дотримуватися певного регла­менту, що в свою чергу приводить до стандартизації мови і схеми документів.

Усі ділові документи за своїм призначенням та конкретною функцією різні, тому ступінь регламентації та стандартизації у них теж буде різний. За цією оз­накою документи поділяються на три групи:

1) документи, що відповідають точним стандартам; якщо один зі стандартів не витримується — документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як пра­вило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготов­ляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом про освіту, посвідчення особи);

2) документи, в яких відсутня така суворість, проте для зручності, швидкості їх використання та обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення тощо);

3) документи з певною формою побудови, загальними принципами укладан­ня; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, рапорт, ав­тобіографія, лист, розписка, доручення, скарга тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, що закріплені традицією, стандар­тизація й регламентація закріплені ще й законом — оформлення документів ви­значене стандартами, розробленими Державним комітетом стандартів України.


1151536580604078.html
1151573474291743.html
    PR.RU™